2012年，浙江省杭州市西湖區實際受理農機購置補貼申請共156份，結算申請116份，補貼機具119臺套，補貼資金27.46萬元，其中地熱加溫114臺套，投餌機5臺。今年，農機購置補貼檔案整理工作與往年基本相同。不論大小機具，每一份申請都有一份獨立檔案，每份檔案包括申請表、村證明、身份證或營業執照復印件、指標確認書、經銷企業供貨表、發票復印件和公示稿等。

西湖區農機管理部門按統一順序排列，把補貼文件放在檔案最前處，把所有檔案材料按排定順序放入檔案盒封裝，并在檔案盒上寫明檔案內容，包括補貼機具指標確認書編號等，最后匯總生成補貼機具目錄，方便查詢。與往年不同的是，由于今年購機補貼政策調整，申請者需先全價購機，在完成補貼手續后，由區財政局將補貼資金打入申請者個人銀行賬戶，因此每份檔案中需附一份轉賬憑證復印件。