會議由協會籌備組負責人潘新初主持。省民間組織管理局副局長方明宣讀“關于湖南省農業機械協會籌備成立的批復”，潘新初同志向大會報告協會籌備工作情況。會議通過了湖南省農業機械協會章程、會費管理辦法和會費標準，選舉了協會理事、常務理事、副理事長、秘書長、理事長和監事。會議還推選省農機局局長王羅方為協會名譽理事長。

湖南省農機局副局長王元寶當選協會理事長，并作重要講話。他強調協會的成立首先明確協會的定位，要把協會建成一個非營利的互益型、公益型組織；其次協會要扎實推進農機互助保險工作，構筑百萬農機手風險防護墻，并從抓互助保險宣傳、抓操作培訓、抓組織建設、抓資源整合、抓規范運作、抓監督檢查六個方面對協會日后的工作提出了要求；第三要創新服務方式，提升服務質量，把協會建設為文明會員之家；最后寄語協會能開好局，起好步，齊心協力，為農機化事業的發展做出貢獻。

農業部農機監理總站副處長柴小平代表部總站對湖南省農業機械協會的成立表示祝賀，并明確將會大力支持和宣傳湖南的經驗和做法。

農業部經管司副司長黃延信通報了農業部領導對農機互助保險的指示，解讀了《農業保險條例》的亮點，闡述了《農業保險條例》對農業部門提出的要求，并對協會的發展提出幾點建議：一是要按章辦事，自覺接受監督；二是要加強合作，堅持全省一盤棋；三是要設計出標準化的互保產品；四是要依托專家，嚴格規范運作。

湖南省農機局局長王羅方對當選的協會領導表示祝賀，同時從服務農機化工作需要的角度分析了在農機事業快速發展的形勢下成立農業機械協會的重要意義，并對協會的工作提出四點原則性的要求：一是堅持依法依規原則；二是堅持全省統籌的原則；三是堅持服務的原則；四是堅持接受監督的原則。

會上還展示了人大副委員長民盟中央主席張寶文為農機互助保險的題詞——互助保險，保農惠農。